Genel Kurul Öncesi Yapılacak İşlemler;

1. Yönetim Kurulu; Genel Kurul Gündemini, tarihini, yerini ve saatini, çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının tarihi, yeri, saatini belirleyen Yönetim Kurulu Kararını (Genel Kuruldan enaz 15 gün önce) alır. (İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.)
2. Genel Kurul İlanı; tüm üyelere Genel Kuruldan enaz 15 gün önce kulübün tüzüğünde belirlenen şekilde hangi gündemle toplanacağını, tarihini, yerini ve saatini, çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının tarihi, yeri, saatini ilan etmek suretiyle duyurur.
3. Toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde bu konuda yönetim kurulu üyeleri(En az 2 üye) tarafından bir Erteleme Tutanağı düzenlenir.
4. Genel kurul; Kulüp Hazirun Listesine göre karar verme salt çoğunluğu sağlandığı (ikinci toplantıda aranmaz) takdirde yoklama yapıldıktan sonra yönetim kurulu üyelerinin birisi tarafından açılır. (Tüzük değişikliği ve kulübün feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte ikisinin, başka bir spor kulübüyle birleşmesi kararı ise genel kurul üye tam sayısının en az dörtte üçünün sağlandığı takdirde yapılabilir.)
5. Genel Kurul Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir Açılış Tutanağı ile tespit edilir.
6. Genel kurul tarafından, 7405 sayılı kanun ve ilgili mevzuat gereği Yönetim Kuruluna Yetki verilmesi gereken konular mutlaka görüşülüp ve oylanmalıdır.
7. Genel kurul tamamlandıktan sonra, Divan Kurulu Üyeleri alınan kararları bir tutanağa (Genel Kurul Toplantı Tutanağı) bağlar ve imza altına alınır.

Genel Kurul Sonrası Yapılacak İşlemler ile Gençlik ve Spor İl Müdürlüğüne verilecek evraklar ;

1. İl Müdürlüğüne Dilekçe (Genel Kurul tarihinden itibaren 30 gün içerisinde).
2. Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Divan Tutanağı)
3. Genel Kurul Sonuç Bildirimi (2 Adet).
4. Spor Kulübü Tüzüğü (Değişiklik Yapılmışsa) (2 Adet Aslı).
5. Genel kurul yapılacağına ilişkin Yönetim Kurulu Kararı fotokopisi.
6. Kurullarda Görev Alamayacaklar Taahhütnamesi.
7. Genel Kurul Açılış Tutanağı ve 2. toplantı yapılmışsa 1. toplantı genel kurul Erteleme Tutanağı.
8. Spor Kulübü kurucuları arasında tüzel kişiliklerin bulunması halinde, bu tüzel kişilerin unvanı ve merkezini gösterir belge ile tüzel kişiliklerin yönetim organları tarafından yetkilendirilen gerçek kişide belirtmek kaydıyla bu konuda alınmış karar örneği.
9. Spor Kulübünün Kamu kurum ve kuruluşları veya eğitim kurumları bünyesinde kurulması durumunda ilgili kurum veya kuruluştan izin yazısı.
10. Kurucular arasında yabancı uyrukluların bulunması halinde ikamet izini sahibi olduklarını gösterir belge.
11. Vergi numarası, Kulüp Banka IBAN numarası, PTT’den KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi alınacak.
12. Spor kulübü için belirlenen renkli amblem dijital ortamda (JPG formatında)  sicillisans@gsb.gov.tradresine kulüp adı belirtilerek gönderilecek.
13. Spor kulübün on rakamlı UAVT adres kodu (https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu) alınması.

Not: Üye spor kulüplerimiz yukarıda Gençlik ve Spor İl Müdürlüğüne verilecek evrakların 1 takım fotokopileri(GSB onaylı Tüzük dahil) ile GSB Çanakkale İl Müdürlüğünden alacakları barkodlu Tarihçeli Kulüp Bilgi Formunu Çanakkale Amatör Spor Kulüpleri Federasyonumuza vermeleri gerekmektedir.